Movex – Consultant fonctionnel erp Movex pour optimisation processus metiers

Entretien avec Magalie Labur (M.L.), Directrice Projet Authentic

Question : De quoi s’agissait t’il ?

M.L. : De Déployer M3 dans la filiale Sud-Ouest du Groupe Akiolis.

Question : Quels attendus ?

M.L. : La Migration de la filiale sur M3 au 1^er Janvier 2010.

Question : Les Enjeux client ?

M.L. : Profiter de ce projet pour optimiser les flux mis en place dans le core modèle et déjà utilisés dans le reste du groupe, tout en restant dans le standard M3.

Question : Quel contexte / quel public ?

M.L. : Le périmètre du projet pour la filiale couvrait les domaines suivants :

–        Comptabilité

–        Ventes avals

–        Achats

Le projet s’est mené via des ateliers avec les key-users des différents processus :

-          Formation aux flux « core modèle » dans M3

-          Analyse des écarts et identification des optimisations possibles

-          Revue par le reste du groupe de ces optimisations et décision

-          Tests

-          Interfaces et reprises

Question : Sur quelle période / quel résultat ?

M.L. : Le projet a commencé en avril 2009 avec :

-          Un démarrage de la mise en place des optimisations pour les filiales du groupe Akiolis déjà démarrées au 1^er novembre 2009

-          Un démarrage de la filiale Sud-Ouest au 1^er janvier 2010.

Entretien avec Magalie Labur (M.L.), Directrice Projet Authentic

Question : De quoi s’agissait t’il ?

M.L. : De séparer l’entité de Machecoul et ses activités dans une nouvelle société dans Movex, isolée de l’entité de Romilly (les 2 sites étant au préalable dans la même société, Romilly assurant seul la comptabilité de cette société commune).

Question : Quels attendus ?

M.L. : Démarrer au 1^er janvier 2010 l’activité du site de Machecoul dans une nouvelle société dans Movex.

Question : Les Enjeux client ?

M.L. : Assurer une transition « transparente » au niveau des activités commerciales et de production du site de Machecoul dans un délai court.

Question : Quel contexte / quel public ?

M.L. : Le contexte est celui d’un groupe international dont le service informatique est centralisé en Suède.

Les domaines impactés par ce projet sont :

- Données de base (articles, plans de compte, clients ..)

- Gestion des stocks

- Production

- Achats

- Gestion commerciale

- Compta clients

- Compta fournisseurs

- Compta générale

- Compta analytique

- Trésorerie

Question : Sur quelle période / quel résultat ?

M.L. : Le projet a commencé en novembre 2009 pour un démarrage en production réussi le 1^er janvier 2010.

Question : Quelles perspectives ou démarches avec client aujourd’hui ?

M.L. : Suite au démarrage des activités dans la nouvelle société, les fonctions comptables ont néanmoins continué à être traitées par l’entité de Romilly, pour le compte de Machecoul.

Aujourd’hui des formations comptables ont été dispensées au personnel de Machecoul pour reprendre de façon autonome la gestion comptable de leur nouvelle société.

SAP AG annonce la certification de la plateforme ComActivity pour SAP NetWeaver. Cette certification confirme la pertinence de la solution ComActivity comme plateforme de développement d’applications métiers pour l’environnement SAP.

Authentic Conseil, distributeur exclusif de la solution ComActivity en France maîtrise les deux environnements (ComActivity et SAP NetWeaver) pour proposer à ses clients des :

• Solutions métiers sur mesure,
• Portail utilisateurs,
• Workflow,

Novembre 2009 : Authentic Conseil organise à la Défense une formation ComActivity pour permettre aux décideurs informatique de mesurer les apports de nos solutions. Cette journée fut l’occasion de démontrer concrètement les apports de nos solutions.

Novembre 2009 : Lawson Software a signé aujourd’hui un accord de partenariat avec ComActivity, éditeur majeur de solutions logicielles pour ERP, pour offrir leurs services et solutions aux entreprises d’Australie et de Nouvelle-Zélande. Cette nouvelle alliance s’inscrit dans la stratégie de Lawson pour construire son réseau de partenaires dans la région Asie-Pacifique et partout dans le monde.

La conférence annuelle de la société AUTHENTIC Conseil s’est tenue exceptionnellement à Lyon le 24 septembre 2009. En effet l’I-Way est un lieu de simulation de conduite unique au monde. Plus de 25 clients et non-clients d’AUTHENTIC Conseil sont venus écouter les témoignages de projets par les DSI des sociétés Manitou, Akers, Cycleurope & Olympus. Cette journée fut l’occasion pour les DSI d’échanger entre eux et de participer à une course automobile sur simulateur.

AUTHENTIC Conseil devient un des deux partenaires en France de Lawson Software. Ce partenariat est une reconnaissance de la qualité des services de la société AUTHENTIC Conseil pour le marché français.

Suite à la décision de scinder ses activités en trois entités juridiques distinctes, Akers France a fait appel à Authentic Conseil pour réorganiser ses processus IT autour de l’ERP Movex

Authentic Conseil, cabinet spécialisé dans le conseil ERP et l’optimisation des systèmes d’information, annonce que Akers France, filiale du groupe suédois Akers (premier fabricant mondial de cylindres de laminage pour l’industrie métallurgique), a fait appel à son expertise pour réorganiser l’ensemble de ses processus informatiques autour des trois nouvelles entités juridiques distinctes ayant remplacé l’entité légale unique précédemment en place.

Cette réorganisation stratégique répond à la volonté d’Akers de scinder juridiquement ses trois activités principales : les cylindres forgés, les cylindres moulés et les cylindres spécifiques.

En France, Akers est organisé selon quatre sites industriels : Berlaimont (59) et Thionville (57) pour l’activité de cylindres forgés ; Sedan (08) pour les cylindres moulés ; et Fraisses (42) pour les cylindres spécifiques. Décidée au premier semestre 2008, la mise en place des trois nouvelles entités devait être effective au 1er mai 2009, avec effet rétroactif au 1er janvier 2009 du point de vue administratif. La nouvelle configuration du système d’information, et plus spécifiquement de l’ERP Movex déjà en place chez Akers France, devait par conséquent être finalisée et opérationnelle début 2009 afin de garantir une parfaite transition.

« Tout le challenge, du point de vue de l’informatique, consistait à passer d’une structure de flux inter-sites au sein d’une seule et même société, à une nouvelle modélisation de ces flux au sein d’une nouvelle structure intégrant trois sociétés distinctes, » commente Laurence REMY, Responsable Informatique chez Akers France. « Nous souhaitions profiter de cette mutation pour adopter une nouvelle organisation autour de nos processus ERP, et faire appel à l’expertise d’une société de conseil et d’ingénierie informatique afin de nous accompagner dans la refonte de nos processus informatiques et dans l’optimisation de notre ERP. En plus du savoir-faire nécessaire à la modélisation des nouveaux flux, nous avions besoin de nous assurer d’une transition rapide et efficace vers la nouvelle configuration de notre solution Movex. A titre d’exemple, la reprise des historiques et des encours relatifs à la production et aux stocks représentait un enjeu important et ne pouvant autoriser aucune erreur. »

Akers France s’est tourné vers Authentic Conseil, notamment en raison de l’expérience de la société dans les projets d’optimisation des systèmes d’information et de sa connaissance des outils ERP. Authentic Conseil a procédé à l’analyse des besoins en juillet 2008 et a démarré la nouvelle configuration de l’ERP Movex en septembre 2008. Du point de vue fonctionnel, le nouveau système intègre la comptabilité, la gestion des immobilisations, les achats, les ventes, les stocks et la production.

« Dans le cas d’un changement majeur au niveau de la structure juridique et organisationnelle d’une société, une refonte profonde du système d’information doit être opérée afin de garantir l’efficience d’une telle évolution, » commente Cyril DECHET, Président d’Authentic Conseil. « La complexité principale du projet Akers France résidait dans le fait de modéliser les flux existants afin de pouvoir les intégrer dans la nouvelle structure, et ce avec une interruption la plus courte possible de l’activité. Notre connaissance de l’optimisation des processus métiers et notre maîtrise de la solution Movex nous a permis de refondre les principaux processus d’Akers, de sorte que les flux d’information inter-sites soient garantis dans la nouvelle structure formée par les trois entités légales de la société. Opérationnel au tout début de l »année 2009, le nouveau système d’information a permis à Akers d’opérer une transition en toute sérénité au 1er mai dernier, tout en assurant, de fait, la rétroactivité administrative des opérations au 1er janvier 2009. »

« La collaboration avec Authentic Conseil a été extrêmement efficace et nous a permis de redémarrer notre ERP Movex dans sa nouvelle configuration à la date précise qui avait été définie au début du projet. Dans le contexte que chacun connait au niveau de la conjoncture économique mondiale, le succès de la transition que nous avons opérée était d’autant plus crucial, et le rôle d’Authentic Conseil dans la réussite du projet a été déterminant, » conclue Laurence REMY.

OLYMPUS France désirait mettre en conformité sa procédure d’acceptation et de validation des demandes d’achats hors production et d’investissements, en respect des normes SOX en vigueur dans le Groupe.

Le besoin opérationnel consistait à réaliser une application avec un puissant Workflow intégré à l’ERP Movex et à autoriser différents niveaux de validation dynamique en fonction de critères spécifiques (nature de l’achat, coût,…).
Cette application devait à la fois permettre à tous les acteurs de la chaîne d’être informés en temps réel et à la fois sécuriser ce processus.
La finalité était tant de baisser les coûts que d’accéder à une visibilité très précise sur les engagements financiers pris par OLYMPUS France.

« Avant de découvrir ComActivity, il me semblait que réaliser ce type d’application avec une intégration totale et une garantie de l’intégrité des données de notre ERP, serait lourd et complexe à mettre en oeuvre. Après l’expérience ComActivity, nous nous sommes rendus compte de la flexibilité de ce type de solution et de tout le potentiel qu’elle possède. »
Patrick LEON – Directeur Achats chez OLYMPUS France.

Résultats obtenus à ce jour :

• Meilleure qualité des données : La facilité d’utilisation du système, l’automatisation des tâches ainsi que la mise en oeuvre de contrôles et de règles de gestion paramétrables répondent au besoin métier d’OLYMPUS. Les informations sont plus fiables et sont saisies en temps réel ; OLYMPUS dispose ainsi des informations nécessaires pour prendre des décisions importantes.
• Des processus de travail plus rapides : ces processus améliorent le temps de traitement des Demandes d’Achats.
• Des utilisateurs satisfaits in fine !

« La solution ComActivity est extrêmement fiable. » - Olivier PARIS – Directeur des Systèmes d’Informations chez OLYMPUS France.